• Accès au registre de vaccination
• Accès pour les intervenants
• Accès pour les agentes administratives et assistants techniques en pharmacie (ATP)
• Problèmes techniques
• Questions concernant les délais
• Autres questions

Accès au registre de vaccination

1. Quels sont les intervenants autorisés à accéder au registre de vaccination?

Selon la Loi sur la santé publique, le registre de vaccination est accessible à certains professionnels du réseau de la santé et des services sociaux.

2. Qu’est-ce qu’une clé d'authentification SécurSanté

Elle est également appelée « clé DSQ ». Il s’agit de la même clé d’authentification SécurSanté que celui utilisé pour le Dossier Santé Québec (DSQ). Cette clé authentification SécurSanté possède un certificat de sécurité permettant de prouver l’identité de l’utilisateur et d’encrypter la communication. Le registre de vaccination est toutefois indépendant du DSQ.

3. Est-ce que le registre de vaccination est accessible par le biais du Dossier Santé Québec (DSQ)?

Le registre de vaccination n'est pas accessible par le biais du DSQ. La clé d'authentification SécurSanté est un moyen utilisé pour authentifier (reconnaître) les intervenants autorisés au registre de vaccination.

Accès pour les intervenants

4. Je suis un intervenant autorisé et je possède ma clé d'authentification SécurSanté. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Après avoir suivi la formation disponible sur l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA) de la formation continue partagée, vous pourrez accéder au registre de vaccination. Dans l’ENA, la formation se nomme Immunisation - Registre de vaccination du Québec - Interface Web (assurez-vous que la mention « Interface web » est présente dans le titre de la formation). Le lien vers l’interface Web du registre de vaccination se trouve dans le guide de saisie lié à la formation.

Si vous travaillez dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, vous n’avez pas besoin de vous inscrire à l’ENA. À partir des paramètres de votre compte Windows, vous pouvez accéder à l’ENA. Si vous ne possédez pas de compte Windows, contactez la personne responsable de la formation continue partagée à la direction des ressources humaines de votre établissement.

De plus, il est important que votre poste de travail ait été configuré pour permettre l’utilisation de la clé d'authentification SécurSanté (voir la question 15).

5. Je suis un intervenant autorisé œuvrant dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux (exemple : hôpital, CHSLD, centre de réadaptation) et je ne possède pas de clé d'authentification SécurSanté. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Vous devez d’abord obtenir une clé d'authentification SécurSanté en remplissant le formulaire de demande  disponible sur le Portail de la RAMQ.

6. Je suis un intervenant autorisé œuvrant à l’extérieur d’un établissement du réseau de la santé et des services sociaux (exemple : clinique santé-voyage, pharmacie, résidence privée, clinique médicale) et je ne possède pas de clé d'authentification SécurSanté. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Vous devez d’abord obtenir une clé d'authentification SécurSanté en remplissant le formulaire de demande  disponible sur le Portail de la RAMQ.

7. Je suis un intervenant autorisé et je travaille dans un établissement hors du réseau de la santé et des services sociaux (exemple : clinique médicale, groupe de médecine de famille). J’utilise un dossier médical électronique (DME). Mon fournisseur de DME n’a pas achevé les travaux visant l’intégration du DME au registre de vaccination. Puis-je attendre la fin des travaux de mon fournisseur avant d’inscrire les vaccins au registre?

Selon la Loi sur la santé publique, tous les vaccins administrés au Québec, de même que les vaccins portés à la connaissance d’un professionnel de la santé en mesure de les valider (exemple : carnet de vaccination) doivent être inscrits au registre de vaccination.

Si vous possédez une clé d'authentification SécurSanté, référez-vous à la question 4.

Si vous ne possédez pas de la clé d'authentification SécurSanté, référez-vous à la question 6.

8. Je suis pharmacien. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

La Loi sur la santé publique précise quels sont les intervenants qui sont autorisés à accéder au registre de vaccination.

Depuis l’adoption du projet de loi n^o 31 modifiant la Loi sur la pharmacie le 17 mars 2020, les pharmaciens peuvent accéder au registre de vaccination.

Accès pour les agentes administratives et assistants techniques en pharmacie (ATP)

9. Je suis une agente administrative ou un ATP qui possède une clé d'authentification SécurSanté et j’ai besoin d’un accès au registre de vaccination pour soutenir un intervenant autorisé dans le cadre de la vaccination. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Vous devez contacter le gestionnaire d’accès des fonctions allégées du registre de vaccination (GA-FARV) de votre établissement et lui indiquer que vous avez une clé d'authentification SécurSanté.

Après avoir suivi la formation disponible sur l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA) de la formation continue partagée, vous pourrez accéder au registre de vaccination. Dans l’ENA, la formation se nomme Immunisation - Registre de vaccination du Québec - Interface Web (assurez-vous que la mention « Interface web » est présente dans le titre de la formation). Le lien vers l’interface Web du registre de vaccination se trouve dans le guide de saisie lié à la formation.

Si vous travaillez dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, vous n’avez pas besoin de vous inscrire à l’ENA. À partir des paramètres de votre compte Windows, vous pouvez accéder à l’ENA. Si vous ne possédez pas de compte Windows, contactez la personne responsable de la formation continue partagée à la direction des ressources humaines de votre établissement.

De plus, il est important que votre poste de travail ait été configuré pour permettre l’utilisation de la clé d'authentification SécurSanté (voir la question 15).

À la suite de votre première connexion, si le message « Accès non autorisé » s’affiche, contactez le Centre de service de l’INSPQ afin de confirmer votre demande d’accès au registre de vaccination (voir la question 13).

10. Je suis une agente administrative ou ATP qui œuvre dans un milieu où le Dossier santé Québec (DSQ) est déployé, mais je ne possède pas de clé d'authentification SécurSanté. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Vous devez contacter le gestionnaire d’accès des fonctions allégées du registre de vaccination (GA-FARV) de votre établissement et lui indiquer que vous souhaitez obtenir une clé d'authentification SécurSanté.

Après avoir suivi la formation disponible sur l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA) de la formation continue partagée, vous pourrez accéder au registre de vaccination. Dans l’ENA, la formation se nomme Immunisation - Registre de vaccination du Québec - Interface Web (assurez-vous que la mention « Interface web » est présente dans le titre de la formation). Le lien vers l’interface Web du registre de vaccination se trouve dans le guide de saisie lié à la formation.

Si vous travaillez dans un établissement du réseau de la santé et des services sociaux, vous n’avez pas besoin de vous inscrire à l’ENA. À partir des paramètres de votre compte Windows, vous pouvez accéder à l’ENA. Si vous ne possédez pas de compte Windows, contactez la personne responsable de la formation continue partagée à la direction des ressources humaines de votre établissement.

De plus, il est important que votre poste de travail ait été configuré pour permettre l’utilisation de la clé d'authentification SécurSanté (voir la question 15).

À la suite de votre première connexion, si le message « Accès non autorisé » s’affiche, contactez le Centre de service de l’INSPQ afin de confirmer votre demande d’accès au registre de vaccination (voir la question 13).

11. Je suis une agente administrative ou ATP qui œuvre dans un milieu où le Dossier santé Québec (DSQ) n’est pas déployé et je ne possède pas de clé d'authentification SécurSanté. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Un intervenant autorisé de votre organisation peut être nommé au titre de gestionnaire d’accès des fonctions allégées du registre de vaccination (GA-FARV) et faire les démarches pour vous permettre d’obtenir la clé d'authentification SécurSanté.

Après avoir suivi la formation disponible sur l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA) de la formation continue partagée, vous pourrez accéder au registre de vaccination. Dans l’ENA, la formation se nomme Immunisation - Registre de vaccination du Québec - Interface Web (assurez-vous que la mention « Interface web » est présente dans le titre de la formation). Le lien vers l’interface Web du registre de vaccination se trouve dans le guide de saisie lié à la formation.

De plus, il est important que votre poste de travail ait été configuré pour permettre l’utilisation de la clé d'authentification SécurSanté (voir la question 15).

À la suite de votre première connexion, si le message « Accès non autorisé » s’affiche, contactez le Centre de service de l’INSPQ afin de confirmer votre demande d’accès au registre de vaccination (voir la question 13).

12. Je suis une agente administrative ou un ATP qui agit en soutien à un pharmacien. Comment puis-je accéder au registre de vaccination?

Depuis l’adoption du projet de loi n^o 31 modifiant la Loi sur la pharmacie le 17 mars 2020, les pharmaciens font partie des intervenants autorisés à accéder au registre de vaccination. Les agentes administratives ou ATP qui les soutiennent peuvent donc aussi y accéder (voir les questions 9, 10 ou 11 selon votre situation).

13. Je suis une agente administrative ou ATP et j’obtiens le message d’erreur « Accès non autorisé » lors de ma connexion au registre de vaccination. Que dois-je faire?

Vous devez contacter votre GA-FARV si le message accès non autorisé s’affiche afin de confirmer votre rôle au registre de vaccination. Vous devrez remplir un formulaire et il vous faudra fournir votre identifiant SécurSanté (exemple : abcd1234@prod.psc.secursante). Le délai pour obtenir l’accès, après avoir rempli le formulaire, est de 24 heures (durant les jours ouvrables).

14. Qui est le Gestionnaire d’accès pour les fonctions allégées du Registre de vaccination (GA-FARV)?

Si vous ne connaissez pas le GA-FARV de votre établissement ou de votre organisation, vous devez contacter le répondant DSQ de votre territoire. Vous trouverez ses coordonnées dans la Liste des répondants DSQ .

Problèmes techniques

15. Comment configurer mon poste de travail pour avoir accès au registre de vaccination?

Cette responsabilité revient au service informatique de votre établissement ou de votre organisation. S’il n’existe pas de soutien technique en informatique dans votre organisation, vous pouvez contacter le Centre de services du DSQ aux numéros suivants :

• Région de Québec : 418 780-4208
• Région de Montréal : 514 687-3612
• Ailleurs au Québec : 1 888 330-3023
• 00_centre_de_services_dsq@ssss.gouv.qc.ca

La configuration nécessaire à l’accès au registre de vaccination peut se faire sur la majorité des postes de travail. Voici quelques installations et vérifications que vous pouvez faire pour faciliter votre accès au registre de vaccination.

• Installer le module d’authentification SécurSanté :
  • Cet outil est disponible sur :
    https://www.ramq.gouv.qc.ca/fr/professionnels/dossier-sante/trousse-secursante-authentification 

Questions concernant les délais

16. Quel est le délai pour obtenir ma clé d'authentification SécurSanté?

Il faut prévoir un délai de 4 à 6 semaines pour recevoir la clé d'authentification SécurSanté. Pour accélérer le processus :

• La GA-FARV doit compléter le formulaire en indiquant les coordonnées personnelles de l’agente ou de l’ATP, soient son adresse postale pour l’envoi de la clé d'authentification SécurSanté et son numéro de téléphone où il sera possible de la joindre facilement;
• L’agente ou l’ATP doit avoir accès à un poste configuré sur Windows et à un des outils de visioconférence (Teams, Skype ou Facetime);
• L’agente ou l’ATP doit être disponible lorsque l’équipe d’AVI de la RAMQ communiquera avec elle pour confirmer son identité.

Dans ces conditions, le délai pourrait minimalement être de 1 semaine entre la soumission du formulaire, la remise de la clé d'authentification SécurSanté (envoi par la poste) et la vérification d’identité par visioconférence. Il en est de même pour un intervenant qui remplit le formulaire pour demander l’autorisation d’agir à titre de GA-FARV.

Veuillez noter que les délais de la poste étant hors de notre contrôle, il se peut que le processus complet excède le délai de 1 semaine.

17. J’ai complété ma demande pour obtenir la clé d'authentification SécurSanté il y a plus de 6 semaines et je n’ai toujours pas de retour. Qui puis-je contacter?

Vous pouvez contacter le Centre de services du DSQ aux numéros suivants :

• Région de Québec : 418 780-4208
• Région de Montréal : 514 687-3612
• Ailleurs au Québec : 1 888 330-3023

18. Quel est le délai pour recevoir les codes d'accès après avoir rempli le formulaire d’inscription à l’ENA pour la formation?

Les codes d’accès sont créés et transmis par courriel dans les 24 heures suivant la création de la demande (durant les jours ouvrables). Vérifiez votre dossier de courriels indésirables ou de pourriels (spam) au besoin.

Autres questions

19. Où se trouve la formation concernant le registre de vaccination dans l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA)?

1. Cliquez sur « Tableau de bord »;
2. Inscrire le nom de la formation dans la barre de recherche, soit Immunisation - Registre de vaccination du Québec - Interface Web (assurez-vous que la mention « Interface web » est présente dans le titre de la formation);
3. Cliquez sur la loupe au bout de la barre de recherche;
4. Cliquez sur le titre de la formation qui s'affiche dans la fenêtre des résultats.

20. Qui puis-je contacter si je rencontre une problématique liée à l’utilisation du registre de vaccination ou concernant les règles de saisie?

Dans un premier temps, consultez le guide de saisie disponible sur l’Environnement numérique d’apprentissage (ENA).

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, vous pouvez contacter le Centre de services de l’INSPQ.

21. Je ne suis pas en mesure d’apporter des corrections dans les vaccinations antérieures d’un usager présent dans le registre de vaccination. À qui dois-je transmettre l’information pour apporter les corrections?

Lorsqu’une erreur est constatée, vous devez adresser votre demande de correction par courriel à l’adresse registrevaccination@sante.quebec. Le courriel doit présenter l’objet « Demande de correction » et il doit comprendre les renseignements suivants :

• votre prénom et votre nom, votre fonction et vos coordonnées téléphoniques (votre numéro de téléphone est essentiel afin de vous rejoindre au besoin);
• le prénom et le nom de l’usager;
• des informations sur l’erreur à corriger (par exemple, le nom du vaccin, la date de vaccination, la preuve d’immunité);
• une copie numérisée de la preuve de vaccination (par exemple, une copie du carnet de vaccination), en masquant les renseignements sensibles;
• une copie de l’écran du registre de vaccination où l’on peut constater l’erreur, en masquant les renseignements sensibles.

La date de naissance, le numéro d’assurance maladie et l’adresse d’un usager sont des renseignements sensibles; son prénom et son nom ne sont pas des renseignements sensibles.

Enfin, vous devrez valider la correction faite dans le système dès que vous en serez avisé.

22. Est-ce que la saisie est rétroactive au 31 décembre 2018? Si oui, est-ce qu’elle l'est pour tous les vaccins incluant l'influenza?

La saisie dans le registre de vaccination doit débuter à compter du moment où l'accès est obtenu. Considérant les délais pour obtenir la clé d'authentification SécurSanté, il est possible que la saisie n'ait pu débuter au 1^er janvier 2019. Concernant l'historique de vaccination, il doit être inscrit au registre lorsque les renseignements de vaccination sont portés à la connaissance d'un professionnel de la santé en mesure de valider l'information. Il n'est donc pas demandé de conserver des bordereaux de vaccination pour une saisie rétrospective des vaccins administrés depuis le 1^er janvier 2019.

23. Je suis un intervenant autorisé et je me demande : puis-je saisir mes propres vaccins considérant que j’ai signé un papier disant que je ne suis pas autorisé à consulter mon propre dossier DSQ?

Oui, vous pouvez saisir vos propres vaccins, puisque le registre de vaccination n'est pas accessible par le biais du DSQ.